Adventures in Digital Research - Devonthink: Escaping the Silo

Silo Explosion, Dan Browne, Flickr.

W ostatnim poście wyjaśniłem, dlaczego odchodzę od Evernote jako miejsca docelowego moich materiałów badawczych. Chociaż w ciągu ostatnich kilku lat bardzo korzystałem z Evernote - i będę nadal go intensywnie używał w przyszłości - po prostu nie jest w stanie poradzić sobie z ilością materiału, który na niego rzucałem. A przynajmniej nie może uporządkować i przetworzyć tych informacji w sposób przydatny dla mojego przepływu pracy.

W tym poście przedstawię, dlaczego używam innej aplikacji - Devonthink Pro Office (DTPO) - do organizowania moich projektów badawczych. Devonthink to aplikacja tylko dla Apple, z wariantami MacOS i iOS, więc z góry przepraszamy tych, którzy używają tylko systemu Windows. Jednak w ciągu ostatnich kilku miesięcy Devonthink stał się nieodzowną częścią mojego przepływu pracy, więc na podstawie tego, że znam wielu naukowców, którzy teraz używają komputerów Mac, chciałbym podzielić się tym, jak używam Devonthink do prowadzenia badań w sposób, który eliminuje główne wady Evernote.

Wprowadzenie do Devonthink

Pomimo swojej dziwnej nazwy Devonthink nie ma nic wspólnego z angielskim hrabstwem ani kremem. Nazwa najwyraźniej odnosi się do okresu dewonu (419–359 milionów lat temu), choć nie mam pojęcia, co to ma wspólnego z zarządzaniem dokumentami. Devonthink istnieje już od kilku lat, w pewien sposób wyprzedzając Evernote, a jego deweloperzy z Idaho zrobili wiele, aby wykorzystać moc komputera Mac w zarządzaniu twoimi informacjami. Devonthink jest zasadniczo bazą danych - lub zbiorem oddzielnych baz danych - które mogą przechowywać lub indeksować, co tylko chcesz, a podczas gdy głównym punktem sprzedaży Evernote jest wyszukiwanie, Devonthink to sztuczna inteligencja, która może automatycznie grupować lub klasyfikować dokumenty, jak za pomocą magii. DTPO to najwyższy dostępny poziom Devonthink, umożliwiający obsługę skanera i wbudowane OCR (optyczne rozpoznawanie znaków) wszystkich dokumentów. Jest dość drogi, ale w przeciwieństwie do Evernote, nie jest to produkt objęty subskrypcją, a ja go kupiłem ze sporą zniżką edukacyjną. To jest warte każdego grosza.

Oddzielne bazy danych - szukaj, synchronizuj i śpij spokojnie

W moim poście Evernote wyjaśniłem, że jednym z moich największych problemów jest to, że jest to pojedyncza baza danych. Jeśli użyjesz go tak, jak ja, twoje osobiste rzeczy zostaną zmieszane z twoimi pracami, twoje prywatne z profesjonalistami, więc bez starannej organizacji (czy to poprzez oddzielne notatniki czy liberalne stosowanie tagów), możesz skończyć przypadkowo pokazując kolegom wszystkie przepisy na shakshuka lub klipy Tima Farron, które wziąłeś z sieci. Devonthink rozwiązuje ten problem, umożliwiając skonfigurowanie wielu baz danych. Przy pierwszym uruchomieniu Devonthink pojawi się monit o skonfigurowanie bazy danych (baza danych skrzynki odbiorczej jest w standardzie). Ta baza danych może znajdować się lokalnie na dysku twardym, ale najnowsze wersje Devonthink zawierają również bogaty zestaw opcji synchronizacji, w tym Dysk iCloud, Dropbox, WebDav i lokalną synchronizację Wi-Fi (ta ostatnia jest bezpieczna i szalenie szybka) . Te opcje umożliwiają dostęp do baz danych na wszystkich urządzeniach Apple, w tym na iOS z Devonthink to Go. Bazy danych mogą być chronione hasłem, a jeśli zdecydujesz się na synchronizację, są szyfrowane zarówno na miejscu, jak i przesyłane. Jeśli chodzi o bezpieczeństwo, Devonthink ma wszystkie podstawy. To opcjonalne w chmurze rozwiązanie do zarządzania informacjami oznacza, że ​​znacznie chętniej przechowuję moje poufne pliki, takie jak wyciągi bankowe, w gigantycznym mózgu Devonthink (w szczególności w dedykowanej bazie danych finansowych). Dzięki obsłudze OCR i skanera mogę kontynuować papierową egzystencję bez obawy, że moje dokumenty zostaną zgubione w chmurze lub zhakowane. Przede wszystkim jednak oznacza to, że mogę mieć osobne bazy danych dla mojego życia osobistego i osobne projekty badawcze. Oznacza to, że kiedy przeglądam moją bazę danych, widzę tylko odpowiedni materiał. Ponieważ moje oddzielne bazy danych Devonthink są lekkie w porównaniu z moją poprzednią (ogromną) bazą Evernote, wyszukiwanie jest niesamowicie szybkie - znacznie szybsze niż Evernote - i mogę spać spokojnie, wiedząc, że nikt nie widział moich licznych przepisów na shakshuka, chyba że tego chciałem.

Nie ma tu silosu - chyba że tego chcesz

Ponownie, innym problemem, który znalazłem w Evernote, jest to, że im więcej danych w nich umieszczasz, tym szersza przepaść między twoimi magicznymi dokumentami Evernote i twoimi zwykłymi dokumentami w systemie plików. To tak, jakby twoi doktorzy Evernote zostali zaproszeni na szaloną imprezę, na której wszystko może się zdarzyć, a twoi zwykli doktorzy utknęli w domu, popijając sok pomarańczowy. Czy chcesz organizować i wyszukiwać dokumenty w systemie plików, takie jak pliki projektów lub pliki, które są zbyt duże, aby je zaimportować (np. Filmy)? Trudne, nie są zaproszeni.

Dzięki Devonthink możesz indeksować zwykłe pliki na dysku twardym, a także importować pliki do bazy danych. Różnica polega na tym, że podczas gdy importowane pliki istnieją w bazie danych - à la Evernote - i są tam przechowywane, indeksowane pliki nadal pozostają w systemie plików; są po prostu przywoływane w Devonthink. Możesz je otwierać w Devonthink, wyszukiwać je, edytować i porządkować według własnego uznania, ale rzeczywiste pliki znajdują się gdzie indziej. Korzyści z tego są oczywiste dla każdego naukowca, który przeprowadził znaczną liczbę badań i zgromadził stos dokumentów cyfrowych. Możesz porządkować i wyszukiwać pliki projektu wraz z odpowiednimi materiałami referencyjnymi. Możesz organizować i przeszukiwać materiały, które są zbyt duże, aby zmieścić się w bazie danych, pliki ad hoc, których nie musisz długo przechowywać, lub pliki, które z jakiegokolwiek powodu nie powinny być przechowywane w bazie danych. Przede wszystkim umożliwia dostęp do plików przez wiele aplikacji zewnętrznych jednocześnie, unikając problemu silosu, dzięki czemu musisz umieścić kilka kopii tych samych plików w różnych bazach danych, aby zabezpieczyć jak najwięcej funkcji (zajmując w ten sposób niepotrzebne miejsce na dysku twardym) . Tak więc mój menedżer referencyjny może „zobaczyć” pliki pdf z moich historycznych źródeł i użyć ich do cytowania, ale Devonthink może „zobaczyć” te same pliki pdf i wykorzystać je do organizacji, wyszukiwania i adnotacji.

Lepsza organizacja i wizualizacja

Zrzut ekranu z Devonthink Pro Office

Jak wyjaśniłem wcześniej, funkcje organizacyjne Evernote są elastyczne, ale ograniczone. Tagowanie omija wiele problemów związanych z dwuwarstwową hierarchią przechowywania (notebooki i stosy). Jednak tagowanie jest niezwykle trudne do utrzymania. Wyszukiwanie Evernote jest niesamowite, a dzięki zaawansowanej składni wyszukiwania możesz przeszukiwać bazę danych w bardziej ukierunkowany sposób. Jednak jeśli chodzi o bardziej wyrafinowaną organizację danych i wizualizację wymaganą do zaawansowanych badań jakościowych, Evernote nie jest w głębi.

Uważam, że wyszukiwanie Devonthink ma taką samą moc jak wyszukiwanie Evernote - być może nawet więcej. Nie tylko przeszukuje zawartość twoich plików i dokumentów, zgodnie z Evernote Premium (w tym tekstem OCR), ale możesz także przeprowadzać o wiele bardziej szczegółowe wyszukiwanie plików, używając operatorów logicznych. Ponadto Devonthink ma lepszą obsługę zapisanych wyszukiwań dzięki „inteligentnym grupom”, które automatycznie pobierają odpowiednie pliki według określonych kryteriów. Ta funkcja jest idealna dla naukowców, szczególnie jeśli chodzi o wizualizację i analizę niezliczonej liczby dokumentów. Korzystam z inteligentnych grup, aby wyszukiwać określone słowa kluczowe i frazy, więc zawsze mogę znaleźć odpowiedni materiał podczas indeksowania lub importowania nowych dokumentów.

Dzięki Devonthink możesz utworzyć tyle folderów zagnieżdżonych, ile chcesz, obok tagów i inteligentnych grup, aby stworzyć wysoce spersonalizowany system archiwizacji. Devonthink umożliwia także oznaczanie dokumentów flagami i kolorowymi etykietami, dzięki czemu można szybko sprawdzić, czy dany dokument jest ważny lub wymaga działania. Wynikiem tego jest to, że Devonthink jest niezwykle skalowalny, z łatwością obsługuje rozległe bazy danych kilku tysięcy dokumentów bez utraty funkcjonalności. Pozwala także na znacznie lepszą wizualizację danych, pozwalając na dręczenie połączeń i myślenie o nich w nowy i kreatywny sposób (stąd „myśl” w Devonthink). Devonthink jest zatem idealny dla naukowców, prawników i innych pracowników informacji, którzy przetwarzają wiele danych i potrzebują dokładniejszej kontroli nad ich organizacją i prezentacją.

Sztuczna inteligencja - niezupełnie Skynet, ale wciąż przerażająco dobra

Jak już wspomniałem, głównym punktem sprzedaży Devonthink jest wykorzystanie „sztucznej inteligencji” do automatycznego archiwizowania dokumentów - funkcja, która nie została jeszcze w pełni powielona w Evernote. Nie mówimy jeszcze o poziomach sztucznej inteligencji Skynet, ale Devonthink wykonuje dobrą robotę, analizując dokumenty na podstawie ich zawartości i metadanych oraz automatycznie grupując je lub klasyfikując. Możesz więc umieścić konkretne źródło historyczne w swojej bazie danych, a Devonthink określi, do której grupy należy. Niesamowite.

Dostępność, import i eksport

Jedną z największych zalet Devonthink jest to, że dokumenty umieszczone w bazach danych są przechowywane w oryginalnym formacie (np. Docx, rtf, pdf) i są dostępne dla systemu plików jako całości. Zindeksowane dokumenty są przechowywane w oryginalnych lokalizacjach w systemie plików, ale nawet importowane dokumenty w pakiecie bazy danych Devonthink można zlokalizować i wyszukać za pomocą Spotlight.

Zaawansowana obsługa dokumentów Devonthink oznacza również, że import i eksport są naprawdę łatwe. Możesz importować pojedyncze pliki lub całe foldery, a kiedy przychodzi czas na eksport, wystarczy po prostu przeciągnąć je z Devonthink do systemu plików. A ponieważ dokumenty są zachowane w oryginalnym formacie, nie musisz się martwić o ich konwersję.

Nie chce się dzielić

Do tej pory zalety Devonthink dla badań cyfrowych powinny być oczywiste - ale wszystkie aplikacje mają swoje wady, a Devonthink ma swój uczciwy udział. Po pierwsze, interfejs jest nieco staromodny i niezgrabny - coś z 2006 roku, a nie 2016. Nie jest tak dopracowany jak Evernote. Chociaż nie ma to wpływu na jego funkcjonalność, jeśli zależy Ci na estetyce i planujesz spędzić dużo czasu w swoich bazach danych, warto o tym pomyśleć.

Po drugie, funkcje udostępniania i współpracy Devonthink są również bardzo proste w porównaniu z Evernote. Chociaż Evernote obsługuje współużytkowane zeszyty, Devonthink używa własnego serwera internetowego ad hoc do udostępniania bazy danych znajomym i współpracownikom za pośrednictwem sieci lokalnej. Nie jest to idealne rozwiązanie i mam nadzieję, że z czasem Devonthink będzie zawierać bardziej zaawansowane funkcje udostępniania, w szczególności przydatne użytkownikom w środowisku korporacyjnym / korporacyjnym.

Wniosek

Ten post był tragiczną podróżą po głównych funkcjach Devonthink, których jest zbyt wiele, by wymienić je w jednym poście. Istnieje wiele bardziej zaawansowanych funkcji (takich jak replikatory i duplikaty, obsługa kanałów RSS i zakładek internetowych), które sprawiają, że Devonthink jest naprawdę idealny do prowadzenia badań cyfrowych, a nie tylko do gromadzenia materiałów badawczych. Korzystając z Devonthink (a w szczególności jego zaawansowanej wersji, Devonthink Pro Office), można wyeliminować wiele praktycznych niedociągnięć Evernote, takich jak ograniczona organizacja i zapisywanie ważnych dokumentów.

W następnym wpisie wyjaśnię, w jaki sposób korzystam z dwóch aplikacji obok siebie, aby uzyskać to, co najlepsze z obu światów. Chociaż Evernote i Devonthink mają wiele takich samych podstawowych funkcji (takich jak wyszukiwanie, indeksowanie i OCR), różnice w ich zaawansowanych zestawach funkcji i implementacji oznaczają, że są one dostosowane do nieco innych celów. Umożliwiając ich działanie tak systematycznie, jak to możliwe, można zmaksymalizować korzyści obu aplikacji, a ich słabości wyeliminować. Devonthink może być oczywistym domem dla moich materiałów badawczych, ale dla tego, co warto, nadal umieszczam swoje przepisy na shakshuka w Evernote.

Następny post: Używanie Evernote wraz z DEVONthink

Ten artykuł został pierwotnie opublikowany na stronie www.chrissirrs.com.